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Gründungs-Vorlaufkosten: Belege sammeln lohnt sich!

Gründungs-Vorlaufkosten werden vom Finanzamt anstandslos als „vorweggenommene Betriebsausgaben" anerkannt. Viele IT-Freelancer versäumen das: Sie gehen zu Unrecht davon aus, dass Betriebsausgaben vom Finanzamt erst ab Gründungsdatum berücksichtigt werden. Das trifft nicht zu – mehr noch: Selbst bei einem späteren Gründungsverzicht senken Vorlaufkosten die Steuerlast!

Sie dürfen Ihre Vorlaufkosten auch dann als „gewinnmindernde Betriebsausgaben" ansetzen, wenn sie lange vor Beginn der Selbstständigkeit angefallen sind. Voraussetzung für die Anerkennung „vorweggenommener Betriebsausgaben" ist ein sachlicher Zusammenhang zur Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Ein zeitlicher Zusammenhang wird unter Umständen selbst dann noch anerkannt, wenn er Monate zurückliegt. In Einzelfällen haben Finanzgerichte sogar Vorlaufkosten als „vorweggenommene Betriebsausgaben" bewertet, die bereits mehrere Jahre zurücklagen!


Nichts vergessen?

Falls Sie während Ihrer Gründungsphase also nicht ohnehin bereits Belege gesammelt haben, sollten Sie noch einmal genau überlegen, welche Kosten im Vorlauf möglicherweise angefallen sind – zum Beispiel:

    • Honorare für Gründungs-, Rechts- und Steuerberatungen oder Gutachten,
    • Gebühren für Anmeldungen und Genehmigungen,
    • Ausgaben für Messe- und Ausstellungsbesuche,
    • Ausgaben für Fachliteratur, Fortbildungen und Seminare,
    • Reisekosten aller Art,
    • Planungs- und Finanzierungskosten,
    • Ausgaben für Geräte und Einrichtungsgegenstände oder auch
    • Büromaterial und Porto.

Mit anderen Worten: Aufwendungen aus der Vergangenheit, die betrieblich veranlasst und in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Gründungsvorhaben stehen, dürfen Sie in Ihrer ersten Einnahmenüberschussrechnung als Betriebsausgaben ansetzen. Den in Ihren Ausgaben enthaltenen Vorsteueranteil bekommen Sie vom Finanzamt ebenfalls erstattet – vorausgesetzt, die Rechnung enthält alle Pflichtangaben, die in § 14 UStG vorgeschrieben sind. Am besten berücksichtigen Sie den Vorsteueranteil Ihrer Gründungs-Vorlaufkosten gleich bei Ihrer ersten Umsatzsteuervoranmeldung.


Jahresgenaue Abrechnung

Wichtig: Im Steuerrecht entscheidet grundsätzlich der Zeitpunkt der Zahlung (= Zu- und Abflussprinzip). Sind Vorlaufkosten bereits im vorangegangen Steuerjahr entstanden (Ausgabe z. B. in 2015, Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit erst in 2016), reichen Sie für das Vorjahr (2015) zusammen mit Ihrer Einkommensteuererklärung eine Einnahmenüberschussrechnung und eine Umsatzsteuererklärung ein.

Dass im Vorjahr mangels betrieblicher Einnahmen kein Gewinn erzielt wurde, spielt keine Rolle. Der Verlust senkt Ihre Steuerbelastung aus anderen Einkunftsarten des Jahres 2015. Hatten Sie in 2015 keine anderen Einkünfte, verrechnet das Finanzamt das Minus mit Steuerzahlungen des Jahres 2014. Falls erforderlich lässt sich ein Verlust aber auch in die Zukunft übertragen. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.


Steuerabzug trotz Gründungsverzicht

Besonders überraschend für angehende Selbstständige: Selbst wenn Sie sich letztlich entscheiden, auf Ihr Gründungsvorhaben zu verzichten, dürfen Sie Ihre Informations-, Weiterbildungs-, Planungs- und Vorbereitungskosten steuerlich geltend machen. Auf diese Weise senken Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen aus anderen Einkunftsarten (z. B. als Arbeitnehmer).

Für IT-Freelancer bedeutet das: Wenn Sie vor Ihrem Start in die Selbstständigkeit ein anderes Gründungsprojekt in Betracht gezogen haben (z. B. als Online-Händler oder Business-Coach) und dafür Kosten angefallen sind, dürfen Sie auch die als Betriebsausgaben und Vorsteuer geltend machen!


Praxistipps

Hier noch ein paar praktische Hinweise:

  • Falls Sie Ausgaben aus dem Vorjahr vergessen haben, dürfen Sie Ihre Einkommens- und Umsatzsteuererklärungen nachträglich korrigieren. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie noch keine endgültigen Steuerbescheide erhalten haben und die Einspruchsfrist noch nicht abgelaufen ist. Ein Einspruch gegen einen Steuerbescheid ist nämlich auch zulässig, um eigene Versäumnisse oder Fehler zu beheben!
  • Falls Sie Ausgaben aus dem laufenden Jahr vergessen haben, dürfen Sie bereits übermittelte Umsatzsteuervoranmeldungen korrigieren. Notfalls machen Sie vergessene Vorlaufkosten des laufenden Jahres in Ihrer abschließenden Umsatzsteuer-Jahreserklärung geltend.
  • Falls Sie für die eine oder andere Ausgabe keine Rechnung oder Quittung finden, dürfen Sie notfalls „Eigenbelege" anfertigen. Dieses Hintertürchen gilt nicht nur für vorweggenommene Betriebsausgaben: Solange Eigenbelege nicht zur Regel werden, muss das Finanzamt zumindest die Betriebsausgabe anerkennen.

Bitte beachten Sie: Bei Verzicht auf das Gründungsvorhaben sind Finanzämter gegenüber vorweggenommenen Betriebsausgaben besonders kritisch. Daher erläutern Sie den Grund Ihres Verzichts am besten unaufgefordert in einem Begleitschreiben zu Ihrer Steuererklärung. Sofern es plausible Gründe für den Verzicht gibt (z. B. fehlende Genehmigungen oder Ablehnung erforderlicher Darlehen), ist das Finanzamt verpflichtet, die Vorlaufkosten anzuerkennen.


​Ausblick

Was bei Einnahmenüberschussrechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Verlustrückträgen oder auch dem Ausstellen von Eigenbelegen zu beachten ist, erläutern wir im Laufe der nächsten Wochen und Monate in weiteren P4P-Praxistipps.

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Dienstag, 22. August 2017

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