Der Auftraggeber betreibt umfangreiche SAP-Systeme und nutzt unterschiedliche SAP-Lizenzmodelle. Ziel des Projekts ist es, eine erhöhte Transparenz über die bestehenden SAP-Lizenzverträge, die tatsächliche Lizenznutzung und die damit verbundenen Kosten zu schaffen.
Der Auftragnehmer soll den Auftraggeber dabei unterstützen,
- Compliance-Risiken (insbesondere Unterlizenzierungen und fehlerhafte Nutzung) zu minimieren,
- die Nutzung der SAP-Systeme sowie die Lizenzmodelle zu optimieren,
- Vertragskonditionen im Rahmen von Neuverhandlungen zu verbessern und
- kurz- und mittelfristig messbare Kosteneffekte im Bereich der SAP-Lizenzen zu realisieren.
Zusätzlich soll das operative SAP-Lizenzmanagement des Auftraggebers (Prozesse, Governance, Controlling, Zusammenarbeit mit Fachbereichen und Einkauf) strukturiert weiterentwickelt werden, sodass dauerhaft ein effizientes und revisionssicheres Management der SAP-Lizenzen gewährleistet ist.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu absoluter Neutralität und Herstellerunabhängigkeit. Er darf während der Vertragslaufzeit keine finanziellen Vorteile (z.B. Provisionen, Kick-backs oder Vermittlungsgebühren) von der SAP SE oder deren Partnern für im Rahmen dieses Projekts getroffene Entscheidungen oder Beschaffungen erhalten
Phase 1: Transparenz über SAP-Lizenzen und Nutzung
Ziel dieser Phase ist der Aufbau einer belastbaren Transparenz über SAP-Lizenzverträge, -Nutzung, -Inventar und Lizenzkosten als Grundlage für alle weiteren Optimierungsmaßnahmen.
Der Auftragnehmer erbringt insbesondere folgende Leistungen:
1. Dokumentation von SAP-Lizenzverträgen und Lizenzmetriken
o Erhebung, Klärung und strukturierte Aufbereitung der bestehenden SAP-Lizenzverträge des Auftraggebers.
o Dokumentation relevanter Lizenzmetriken, Nutzungsbedingungen und Berechtigungsmodelle.
o Erstellung einer übersichtlichen, nachvollziehbaren Vertrags- und Lizenzdokumentation in den
Systemen bzw. Dokumentationsplattformen des Auftraggebers.
2. Erhebung und Dokumentation der Lizenzkosten
o Ermittlung der historischen und aktuellen SAP-Lizenzkosten, einschließlich relevanter Kostenarten und Vertragsbestandteile.
o Aufbereitung der Lizenzkosten in geeigneten Formaten zur weiteren Analyse und zum Controlling in den bestehenden Systemen des Auftraggebers.
3. Inventarisierung der SAP-Anwendungen und Nutzung
o Konzeption eines Inventarisierungsansatzes (z.B. durch automatisierte Auswertungen, Interviews und Workshops mit Fachbereichen).
o Erhebung und Dokumentation der relevanten SAP-Anwendungen, Funktionalitäten, Zugriffskanäle und Nutzungsmetriken.
o Nutzung der bestehenden Lizenzmanagement-Tools bzw. Inventarisierungslösungen des Auftraggebers zur strukturierten Ablage der Inventardaten.
o Sollten die bestehenden Systeme des Auftraggebers für eine automatisierte Inventarisierung nicht ausreichen, stellt der Auftragnehmer für die Dauer der Phase 1 ohne Zusatzkosten eigene, zertifizierte Analyse-Werkzeuge oder Skripte zur Verfügung.
4. Ableitung einer SAP-Lizenzposition und Analyse von Risiken
o Erstellung einer aktuellen SAP-Lizenzposition (Ist-Stand) unter Berücksichtigung der Vertragslage und der tatsächlichen Nutzung.
o Identifikation von Risiken, insbesondere möglicher Unterlizenzierungen oder ineffizienter Lizenznutzung.
o Analyse der Ursachen der identifizierten Risiken und Vorschlag erster Sofortmaßnahmen zur Risikominimierung und Stabilisierung der Lizenzsituation.
Phase 2: Konzeption der optimierten SAP-Nutzung und des Lizenzmanagements
Ziel dieser Phase ist die Entwicklung eines strukturierten Zielbildes für die zukünftige SAP-Nutzung, die Lizenzstrategie und das operative Lizenzmanagement mit nachhaltigen Beiträgen zur Kostenoptimierung und Compliance-Sicherung.
Der Auftragnehmer erbringt insbesondere folgende Leistungen:
1. Weiterentwicklung des SAP-Anwendungszielbildes
o Erhebung und Analyse des bestehenden Zielbildes der SAP-Anwendungslandschaft (Fähigkeiten, Zielarchitektur, Entwicklungsfahrplan).
o Validierung des Zielbildes und Ableitung von Optimierungsansätzen gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern des Auftraggebers (z.B. IT, Fachbereiche, Architektur).
2. Lizenz- und Bedarfskonzept (SAP-Lizenzzielbild)
o Erarbeitung eines Zielbildes für die zukünftige SAP-Lizenznutzung und -bedarfe auf Basis der Anwendungslandschaft und der Geschäftsanforderungen.
o Entwicklung eines bedarfsorientierten Lizenzkonzepts einschließlich grober Kostenplanung und Szenarien (z.B. unterschiedliche Lizenzmodelle, Nutzungsszenarien).
3. Beschaffungs- und Vendor-Management-Konzept
o Entwicklung eines Beschaffungskonzepts für SAP-Lizenzen, das unterschiedliche Optionen, Lizenzmodelle, mögliche Anbieter und die Vergabeprozesse des Auftraggebers berücksichtigt.
o Ausarbeitung einer Vendorstrategie, insbesondere für die Zusammenarbeit mit SAP und weiteren relevanten Partnern, inklusive strategischer Handlungsoptionen.
4. Optimierung des operativen SAP-Lizenzmanagements
o Analyse des aktuellen Setups im operativen SAP-Lizenzmanagement (Lizenzverwaltung, Inventarisierung, Vertrags- und Compliance-Management, Deployment, Reporting).
o Entwicklung von Optimierungsansätzen, z.B. Automatisierungsmöglichkeiten, verbesserte Reportingstrukturen und klare Verantwortlichkeiten.
o Konzeption eines Zielprozesses mit definierten Rollen, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Steuerungsmechanismen.
o Ableitung und Initialisierung kurzfristig wirksamer Maßnahmen zur Verbesserung des operativen Lizenzmanagements durch den Auftraggeber.
Phase 3: Operative Optimierung, Vertragsverhandlungen und Kostencontrolling
Ziel dieser Phase ist die konkrete Realisierung von Kosteneffekten durch optimierte SAP-Nutzung, Anpassung der Lizenzverträge und den Aufbau eines wirksamen Kostencontrollings.
Der Auftragnehmer erbringt insbesondere folgende Leistungen:
1. Optimierung der operativen SAP-Nutzung
o Identifikation von Einsparpotenzialen, insbesondere durch Reduktion ungenutzter Lizenzen („Shelfware“) und Rightsizing der Lizenznutzung.
o Konzeption und Steuerung der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung der Lizenznutzung (z.B. Anpassung von Rollen und Berechtigungen, Konsolidierung von Nutzern).
o Konzeption und Steuerung der Anpassung des Nutzermanagements, inklusive Nutzerklassifizierung und ggf. Konzeption und Durchführung von Mitarbeiterschulungen.
2. Unterstützung bei Neuverhandlung von SAP-Lizenzverträgen
o Erarbeitung einer Verhandlungsstrategie auf Basis des in Phase 2 entwickelten Zielbildes und der Vendorstrategie des Auftraggebers.
o Vorbereitung der Vertragsverhandlungen, einschließlich Zusammenstellung relevanter Fakten, Daten und Argumentationslinien sowie Durchführung von Kurzbenchmarks.
o Begleitung des Auftraggebers bei der Durchführung und Nachbereitung der Vertragsverhandlungen mit SAP bzw. weiteren Lizenzgebern.
o Unterstützung bei der Anpassung des Nutzungskonzepts und beim Änderungsmanagement der Lizenzverträge im Anschluss an die Verhandlungen.
3. Aufbau bzw. Weiterentwicklung des SAP-Kostencontrollings
o Konzeption und Einführung einer Kostenplanung für SAP-Lizenzen, inklusive Stückkosten, Lebenszykluskosten und relevanter Kostenarten.
o Planung und Darstellung des erwarteten Wertbeitrags der SAP-Lizenzoptimierungsmaßnahmen.
o Aufbau eines Maßnahmen- und Kostencontrollings zur systematischen Nachverfolgung der eingeleiteten Maßnahmen und der realisierten Kosteneffekte.
o Sicherstellung einer nachvollziehbaren Dokumentation der Ergebnisse und Effekte für interne Steuerung, Controlling und Revision.
Kapitel 3: Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
Zur Erbringung der Leistungen definiert der Auftraggeber feste Ansprechpartner (Schnittstellen) auf Seiten des IT-Lizenzmanagements, SAP-Betrieb, Fachbereich, Einkauf, sowie weitere relevante Einheiten. Der Auftragnehmer fordert die benötigten Informationen dort eigenständig an.
Workshops mit den Stakeholdern des Auftraggebers sind ein zentraler Bestandteil der Leistungserbringung. Der Auftragnehmer führt diese Workshops zur Erhebung von Anforderungen, zur Validierung von Zielbildern und zur Abstimmung von Maßnahmen durch und bereitet die Ergebnisse strukturiert auf.
Die vom Auftragnehmer erarbeiteten Analysen, Konzepte und Maßnahmenempfehlungen werden so gestaltet, dass sie in den bestehenden Systemen, Lizenzmanagement-Tools und Dokumentationsplattformen des Auftraggebers nutzbar und weiterführbar sind.
Die Steuerung, Führung und Beaufsichtigung der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer (kein Arbeitnehmerüberlassungsverhältnis). Ein personelles oder disziplinarisches Weisungsrecht des Auftraggebers gegenüber den Mitarbeitern des Auftragnehmers besteht nicht. Weisungen und Vorgaben des Auftraggebers zum Leistungsinhalt sind ausschließlich sach- und ergebnisorientiert an die vom Auftragnehmer benannte Projektleitung zu richten. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers werden nicht in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingegliedert.
Kapitel 4: Dokumentation und Nutzungsrechte
Der Auftragnehmer erstellt für alle Phasen nachvollziehbare und vollständige Projektdokumentationen, insbesondere:
- Analyseberichte, Transparenz- und Risikoanalysen,
- Zielbilddokumente und Konzeptionen (Anwendungs-, Lizenz-, Beschaffungs- und Prozesskonzepte),
- Maßnahmenpläne, Verhandlungsunterlagen und Protokolle,
- Unterlagen für das Kosten- und Maßnahmencontrolling.
Diese Arbeitsergebnisse werden dem Auftraggeber vollständig zur Verfügung gestellt und sind so aufzubereiten, dass sie für die interne Weiterverwendung geeignet sind.
Der Auftraggeber erhält an allen projektspezifisch erstellten Arbeitsergebnissen ein zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes, unwiderrufliches sowie übertragbares Nutzungsrecht für alle bekannten Nutzungsarten. Dies schließt das Recht zur Bearbeitung, Veränderung und internen Vervielfältigung ein. Das allgemeine Fachwissen, Standardmethoden sowie generische Arbeitsweisen des Auftragnehmers verbleiben beim Auftragnehmer und sind nicht Gegenstand der Übertragung.
